請求書処理を自動化する具体的な手順：月末業務を80%削減
月末の請求書処理に追われていませんか？請求書の受領、データ入力、承認依頼、支払い処理まで、すべてのプロセスをRPAで自動化することで、月末業務の負担を80%削減できます。この記事では、具体的な自動化の手順を詳しく解説します。
請求書処理の課題
多くの企業が請求書処理で以下のような課題を抱えています：
時間がかかる
- • 請求書1件あたり10〜15分
- • 月末に業務が集中
- • 残業が常態化
ミスが発生しやすい
- • 入力ミスによる支払い遅延
- • 金額の転記ミス
- • 承認漏れ
書類管理が煩雑
- • 紙とデジタルが混在
- • 過去の請求書を探すのに時間がかかる
- • 保管スペースの問題
承認フローが複雑
- • 承認者が不在で遅延
- • 承認状況が分からない
- • 差し戻しの対応に時間がかかる
自動化の全体像
請求書処理の自動化は、以下の5つのステップで実現します：
請求書の受領
メール、FAX、郵送など、あらゆる形式の請求書を自動受領
データ抽出
AI-OCRで請求書から必要な情報を自動抽出
データ入力
会計システムやExcelに自動入力
承認フロー
自動的に承認者に通知し、承認状況を管理
支払い処理
承認後、自動的に支払いデータを作成
ステップ1：請求書の受領
まず、様々な形式で届く請求書を自動的に受領します：
メール受領
請求書専用のメールアドレスを監視し、添付ファイルを自動保存します。
- PDF、Excel、画像ファイルに対応
- 件名や本文から請求書を自動判別
- 送信元ごとにフォルダ分け
FAX・郵送受領
スキャンした請求書を指定フォルダに保存すると、自動的に処理を開始します。
- 複合機との連携で自動スキャン
- 画像ファイルをPDFに自動変換
- ファイル名を自動リネーム
ステップ2：データ抽出
AI-OCR技術を使って、請求書から必要な情報を自動抽出します：
抽出される情報
- • 請求書番号
- • 請求日
- • 支払期限
- • 請求元会社名
- • 請求金額（税込・税抜）
- • 消費税額
- • 明細項目
- • 振込先情報
AI-OCRは学習機能があり、使えば使うほど精度が向上します。最初は95%程度の精度でも、数ヶ月で99%以上の精度に達します。
ステップ3：データ入力
抽出したデータを会計システムやExcelに自動入力します：
自動入力の流れ
取引先マスタと照合
請求元の会社名から取引先コードを自動取得します。
勘定科目を自動判定
明細内容から適切な勘定科目を自動選択します。
会計システムに入力
弥生会計、freee、マネーフォワードなど、主要な会計システムに対応しています。
管理台帳に記録
Excelの管理台帳にも同時に記録し、進捗管理を可能にします。
ステップ4：承認フロー
金額に応じた承認フローを自動的に実行します：
承認ルールの例
- • 10万円未満：課長承認のみ
- • 10万円以上50万円未満：課長→部長承認
- • 50万円以上：課長→部長→役員承認
自動通知機能
- • 承認者にメールで自動通知
- • 承認期限の3日前にリマインド
- • 承認完了後、次の承認者に自動通知
- • 差し戻し時は担当者に自動通知
ステップ5：支払い処理
承認が完了したら、支払いデータを自動作成します：
- 全銀フォーマットのデータを自動生成
- インターネットバンキングへの自動アップロード
- 支払い予定表の自動更新
- 支払い完了後、会計システムに自動記帳
導入効果
作業時間削減
月末業務が大幅に軽減
入力精度
ミスがほぼゼロに
承認期間短縮
支払い遅延が減少
導入のステップ
請求書処理の自動化は、以下のステップで進めます：
1. 現状分析（1週間）
現在の請求書処理フローを分析し、自動化の範囲を決定します。
2. システム設定（2週間）
AI-OCRの学習、会計システムとの連携、承認フローの設定を行います。
3. テスト運用（2週間）
実際の請求書を使ってテストを行い、精度を確認します。
4. 本格運用開始
本格運用を開始し、継続的に精度を向上させます。
まとめ
請求書処理の自動化は、受領からデータ抽出、入力、承認、支払いまでの全プロセスを効率化します。月末業務の負担を80%削減し、ミスのない正確な処理を実現できます。
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